Κανονισμός Λειτουργίας

Κεφάλαιο Α΄
Στόχοι – Δομή και Οργάνωση

Άρθρο 1

Η Διεύθυνση της Βιβλιοθήκης της Ακαδημίας Αθηνών, σύμφωνα με τον Οργανισμό Διοικητικών Υπηρεσιών (ΠΔ 122/2006 – ΦΕΚ 123/16-6-2006 ), υπάγεται στη Γενική Διεύθυνση. Όπου παρακάτω στο παρόν κείμενο αναφέρεται η λέξη Βιβλιοθήκη εννοείται η παραπάνω Υπηρεσία. Η αγγλική ονομασία της Βιβλιοθήκης ορίζεται ως Academy of Athens – “Ioannis Sykoutris” Library.
Η Βιβλιοθήκη στεγάζεται στο Μέγαρο της Ακαδημίας Αθηνών και στα Ερευνητικά Κέντρα και Γραφεία Ερευνών αυτής.
Σκοπός του παρόντος κανονισμού είναι να προάγει τη χρήση της Βιβλιοθήκης, να καταστήσει τις λειτουργίες της περισσότερο αποτελεσματικές και να συμβάλει στην αναβάθμιση των παρεχόμενων υπηρεσιών.
Η είσοδος στη Βιβλιοθήκη και η χρήση του υλικού και των υπηρεσιών της γίνεται με βάση τους κανόνες οι οποίοι τίθενται με το παρόν. Το προσωπικό της Βιβλιοθήκης έχει την ευθύνη της τήρησης του Κανονισμού Λειτουργίας από τα Μέλη της Ακαδημίας Αθηνών, το Ερευνητικό και Διοικητικό Προσωπικό αυτής και το ευρύτερο κοινό.

Άρθρο 2
Αποστολή

Η Βιβλιοθήκη της Ακαδημίας Αθηνών έχει ως σκοπό την πρόσκτηση, φύλαξη, συντήρηση και διαχείριση των βιβλίων, περιοδικών εκδόσεων, δημοσιευμάτων εν γένει, χειρογράφων, χαρτών, σχεδίων, προσωπογραφιών και συλλογών που ανήκουν στην Ακαδημία Αθηνών. Υποστηρίζει και προωθεί το ερευνητικό έργο της Ακαδημίας Αθηνών. Προσφέρει τις υπηρεσίες της στα Μέλη της Ακαδημίας Αθηνών, στο Ερευνητικό και Διοικητικό προσωπικό αυτής, καθώς και στο ευρύτερο κοινό (άρθρο 7, παρ.1, εδάφιο α΄ του Οργανισμού Διοικητικών Υπηρεσιών (ΠΔ 122/2006 – ΦΕΚ 123/16-6-2006 ).

Άρθρο 3
Στόχοι

Στόχοι της Βιβλιοθήκης είναι οι ακόλουθοι:
α) Ο συνεχής εμπλουτισμός της συλλογής της.
β) Η προάσπιση του δικαιώματος πρόσβασης στη πληροφορία.
γ) Ο σχεδιασμός και η εφαρμογή εκπαιδευτικών προγραμμάτων για τους χρήστες.
δ) Η διαμόρφωση κατάλληλου χώρου και περιβάλλοντος (φυσικού – ηλεκτρονικού) ικανού να φιλοξενήσει εκπαιδευτικές και ερευνητικές διαδικασίες-δραστηριότητες.
ε) Η στελέχωση των τμημάτων της με εξειδικευμένο και επαρκές προσωπικό.
στ) Η συνεχής εκπαίδευση και επιμόρφωση του προσωπικού της.
ζ) Η οργάνωση και διαχείριση των υπηρεσιών της ώστε να προλαμβάνονται έγκαιρα οι ανάγκες των χρηστών.
η) Η συνεχής παρακολούθηση και αξιολόγηση των υπηρεσιών της.

Άρθρο 4
Δομή και Οργάνωση

1. Η Διεύθυνση της Βιβλιοθήκης της Ακαδημίας Αθηνών έχει την αποκλειστική ευθύνη:
α) να οργανώνει και να σχεδιάζει την ανάπτυξη της Βιβλιοθήκης σε συνεργασία με την Εφορευτική Επιτροπή αυτής,
β) να επιβλέπει την τήρηση του Κανονισμού Λειτουργίας της,
γ) να διαχειρίζεται τις αγορές κάθε είδους υλικού το οποίο εντάσσεται στη συλλογή της Βιβλιοθήκης,
δ) να διανέμει το ανωτέρω υλικό στα Ερευνητικά Κέντρα και Γραφεία Έρευνας της Ακαδημίας Αθηνών σε συνάφεια με τα αιτήματα και τις ερευνητικές τους ανάγκες,
ε) να παραλαμβάνει και να καταγράφει στα βιβλία εισαγωγής και κτηματολογίου το εισερχόμενο υλικό,
στ) να καταρτίζει τον ετήσιο προϋπολογισμό της Διεύθυνσης και να τον υποβάλει προς έγκριση στην αρμόδια Διεύθυνση,
ζ) να επεξεργάζεται βιβλιοθηκονομικά το υλικό που υπάγεται στη συλλογή της
η) να προμηθεύεται κάθε είδους εξοπλισμό για τη Βιβλιοθήκη.

2. Στη Βιβλιοθήκη υπάγονται τα ακόλουθα Τμήματα:
I. Τμήμα Προσκτήσεων
 Αντικείμενο του Τμήματος είναι η πρόσκτηση και διακίνηση των τεκμηρίων. Ειδικότερα στις αρμοδιότητες του Τμήματος περιλαμβάνονται:
α) η διεκπεραίωση των παραγγελιών που διαβιβάζονται από τα Ερευνητικά Κέντρα και τα Γραφεία Έρευνας της Ακαδημίας Αθηνών,
β) η διενέργεια διαγωνισμών για την προμήθεια υλικού,
γ) η παραλαβή του υλικού και η προώθηση των σχετικών δικαιολογητικών στη Διεύθυνση Οικονομικών Υπηρεσιών,
δ) η ανανέωση συνδρομών των περιοδικών εκδόσεων,
ε) η φροντίδα για τη βιβλιοδεσία των τεκμηρίων καθώς και η συντήρησή τους,
στ) η διαδικασία ανταλλαγής δημοσιευμάτων, παραλαβής δωρεών βιβλίων και συλλογών και
ζ) η αποστολή ευχαριστήριων επιστολών στους δωρητές

II. Τμήμα Καταλόγων και Δανεισμού
 Το Τμήμα είναι αρμόδιο για τη βιβλιογραφική επεξεργασία του εισερχόμενου στη Βιβλιοθήκη υλικού και για τη δημιουργία καταλόγου ώστε να εξασφαλιστεί η αποτελεσματικότερη πρόσβαση του χρήστη στις συλλογές της Βιβλιοθήκης. Είναι επίσης αρμόδιο και για την ενημέρωση της ιστοσελίδας της Βιβλιοθήκης.
Ειδικότερα, στις αρμοδιότητες του Τμήματος περιλαμβάνονται:
α) η παραλαβή του νεοεισερχόμενου υλικού από το Τμήμα Προσκτήσεων, η βιβλιοθηκονομική επεξεργασία και η ταξιθέτησή του,
β) η διάθεση του υλικού της Βιβλιοθήκης στους χρήστες για δανεισμό ή επιτόπια χρήση (αναγνωστήριο),
γ) η διάθεση κατάλληλων μηχανημάτων και συσκευών για αναπαραγωγή του υλικού και η σωστή λειτουργία και συντήρησή τους,
δ) η σωστή λειτουργία των αναγνωστηρίων και η τήρηση βιβλίου επισκεπτών,
ε) η παροχή υπηρεσιών όπως ο δανεισμός και ο διαδανεισμός για τα μέλη της Βιβλιοθήκης,
 Κατά τα λοιπά εφαρμόζεται το άρθρο 7 του Οργανισμού Διοικητικών Υπηρεσιών (Π.Δ. 122/2006 – ΦΕΚ 123/16-6-2006).

3. Ο Διευθυντής της Βιβλιοθήκης της Ακαδημίας Αθηνών έχει τις ακόλουθες αρμοδιότητες:
α) προΐσταται του προσωπικού της Βιβλιοθήκης
β) διαχειρίζεται τους οικονομικούς πόρους που διατίθενται στη Βιβλιοθήκη,
γ) επιβλέπει την αποτελεσματική εκτέλεση των εργασιών της Βιβλιοθήκης,
δ) προετοιμάζει και εισηγείται τα θέματα που υποβάλλονται για έγκριση στην Εφορευτική Επιτροπή της Βιβλιοθήκης,
ε) εισηγείται τον προϋπολογισμό της
στ) εκτελεί τις σχετικές με τη Βιβλιοθήκη αποφάσεις της Συγκλήτου της Ακαδημίας Αθηνών και
ζ) εκπροσωπεί την Ακαδημία Αθηνών στις επαφές με άλλες βιβλιοθήκες, εθνικές και διεθνείς επιτροπές σχετικές με βιβλιοθήκες και προμήθειες υλικού βιβλιοθηκών, καθώς και στις Επιτροπές και τα συλλογικά όργανα της Ακαδημίας Αθηνών.
Οι υπεύθυνοι των Τμημάτων της Βιβλιοθήκης υποβάλλουν ετήσια έκθεση στο Διευθυντή της Βιβλιοθήκης. Το προσωπικό έχει την υποχρέωση να υποβάλει έκθεση σχετική με το αντικείμενο της εργασίας του καθώς και να συλλέγει στατιστικά στοιχεία. Το προσωπικό της Βιβλιοθήκης ανεξάρτητα με την υπαλληλική του κατηγορία υποχρεούται να τηρεί τους κανόνες του παρόντος Κανονισμού

4. Η Διεύθυνση της Βιβλιοθήκης τελεί υπό τον έλεγχο της Εφορευτικής Επιτροπής της Βιβλιοθήκης (άρθρο 7 του Οργανισμό Διοικητικών Υπηρεσιών (Π.Δ. 122/2006 – ΦΕΚ 123/16-6-2006).
Η Εφορευτική Επιτροπή αποτελείται από τους Γραμματείς των τριών Τάξεων, τον Γραμματέα των Δημοσιευμάτων και τον Γενικό Γραμματέα, ως Πρόεδρο. Συνεδριάζει τακτικώς μια φορά το εξάμηνο ή εκτάκτως, όταν προκύπτουν θέματα που απαιτούν την άμεση λήψη αποφάσεων. Οι συνεδριάσεις της Εφορευτικής Επιτροπής γίνονται μετά από εισήγηση του Προέδρου αυτής ή του Διευθυντή της Βιβλιοθήκης.

Κεφάλαιο Β΄
Συλλογή: Εμπλουτισμός και Βιβλιοθηκονομική Επεξεργασία

Άρθρο 5

Ως συλλογή της Βιβλιοθήκης ορίζεται το κάθε μορφής υλικό το οποίο βρίσκεται στην κατοχή της.
Υλικό είναι κάθε αντικείμενο το οποίο διατίθεται από τη Βιβλιοθήκη προς δανεισμό ή εσωτερική χρήση. Το υλικό αυτό δύναται να είναι:
Έντυπο και οπτικοακουστικό (βιβλία, περιοδικά, CD-ROMs, DVD-ROMs, οπτικοί δίσκοι, microfilms, microfiches, κασέτες ήχου, δίσκοι, βιντεοκασέτες, φωτογραφίες, slides και άλλο οπτικοακουστικό υλικό). Συνδρομές σε on-line βάσεις δεδομένων και ηλεκτρονικά περιοδικά. Γενικό πληροφοριακό υλικό, όπως εγκυκλοπαίδειες, λεξικά, βιβλιογραφίες, εκπαιδευτικοί κατάλογοι, ευρετήρια, κλπ. Οι ηλεκτρονικές βάσεις της Βιβλιοθήκης και τέλος οι Εκδόσεις της Ακαδημίας Αθηνών.

Άρθρο 6
Εμπλουτισμός της Συλλογής

1. Ο εμπλουτισμός της συλλογής αποτελεί αποκλειστική αρμοδιότητα της Διεύθυνσης της Βιβλιοθήκης. Οι αγορές βασίζονται στον εγκεκριμένο προϋπολογισμό της Βιβλιοθήκης και αφορούν σε βιβλία και συνδρομές σε έντυπα και ηλεκτρονικά περιοδικά. Το περιεχόμενο των αγορών καθορίζεται σύμφωνα με τις ανάγκες των Ερευνητικών Κέντρων και των Γραφείων Έρευνας της Ακαδημίας Αθηνών και τα κενά τα οποία εντοπίζονται σε θεματικές περιοχές της συλλογής.
Κατά την επιλογή του υλικού, το οποίο πρόκειται να αγοραστεί, η Βιβλιοθήκη υποχρεούται να προβαίνει σε σύμμετρο εμπλουτισμό της συλλογής, αφού προηγουμένως λάβει υπ’ όψιν τις εγγράφως δηλωθείσες ανάγκες των Ερευνητικών Κέντρων και Γραφείων Έρευνας της Ακαδημίας Αθηνών. Προς το σκοπό αυτό τα Ερευνητικά Κέντρα και Γραφεία Έρευνας της Ακαδημίας Αθηνών υποχρεούνται να καταρτίζουν σε ετήσια βάση κατάλογο των προτεινόμενων προς αγορά τίτλων («τεκμήρια»). Οι σχετικές προτάσεις υποβάλλονται προς τη Διεύθυνση της Βιβλιοθήκης το αργότερο έως τις 15 Δεκεμβρίου εκάστου έτους, προκειμένου η Βιβλιοθήκη να προβεί εντός του επόμενου έτους στην προκήρυξη του σχετικού διαγωνισμού. Προτάσεις οι οποίες υποβάλλονται εκπρόθεσμα δεν συμπεριλαμβάνονται στη διαδικασία του διαγωνισμού.

2. Η Βιβλιοθήκη γίνεται αποδέκτης δωρεών υλικού σχετικού με τα ερευνητικά ενδιαφέροντα της Ακαδημίας. Δωρεές οι οποίες δεν υπερβαίνουν τον αριθμό των πενήντα (50) τίτλων γίνονται αποδεκτές με απόφαση του Διευθυντή της Βιβλιοθήκης. Δωρεές οι οποίες υπερβαίνουν τον άνω αριθμό γίνονται αποδεκτές με απόφαση της Συγκλήτου της Ακαδημίας Αθηνών. Η Βιβλιοθήκη υποχρεούται να αποστέλλει ευχαριστήριες επιστολές στους δωρητές.

3. Η Βιβλιοθήκη αναπτύσσει, σχεδιάζει και εκτελεί πρόγραμμα τακτικών και έκτακτων ανταλλαγών υλικού με Ιδρύματα της Ελλάδας και του εξωτερικού. Κατά την κατάρτιση του προγράμματος ανταλλαγών λαμβάνονται υπ’ όψιν οι ανάγκες των Ερευνητικών Κέντρων και Γραφείων Έρευνας της Ακαδημίας Αθηνών. Το προσωπικό της Βιβλιοθήκης τηρεί αρχείο με όλα τα στοιχεία του υλικού, των φορέων και της εκτέλεσης των ανταλλαγών.

4. Με ευθύνη του Γραφείου Δημοσιευμάτων κατατίθεται υποχρεωτικά στη Βιβλιοθήκη ένα αντίτυπο κάθε δημοσιεύματος που εκδίδεται από την Ακαδημία Αθηνών αμέσως μετά την έκδοσή του.

Άρθρο 7
Βιβλιοθηκονομική Επεξεργασία του Υλικού

Η Βιβλιοθήκη υποχρεούται να οργανώνει το υλικό της με τυποποιημένο και ομοιογενή τρόπο. Κατά την οργάνωση του υλικού εφαρμόζει τα διεθνή και εθνικά πρότυπα χρησιμοποιώντας τα ανάλογα εργαλεία.
1. Τα διεθνή πρότυπα τυποποίησης είναι τα ακόλουθα:
α) Οι Αγγλοαμερικανικοί Κανόνες Καταλογογράφησης (ACCR2)
β) Τα Διεθνή Πρότυπα Βιβλιογραφικής Περιγραφής (ISBDs)
γ) H διεθνής διάταξη ανταλλαγής δεδομένων UNIMARC
δ) Το Σύστημα Δεκαδικής Ταξινόμησης DEWEY
ε) Ο κατάλογος θεματικών επικεφαλίδων της Library of Congress
στ) Το Πρωτόκολλο Ανταλλαγής Δεδομένων Ζ39.50
2. Η διαδικασία η οποία τηρείται για την εισαγωγή, βιβλιοθηκονομική επεξεργασία, ταξιθέτηση, συντήρηση και αποκατάσταση, απόσυρση και απογραφή του υλικού είναι η ακόλουθη:
Το εισερχόμενο υλικό καταχωρείται στα βιβλία εισαγωγής μονογραφιών και περιοδικών με απόλυτη και συνεχή αριθμητική σειρά. Στη συνέχεια σφραγίζεται με τη σφραγίδα της Βιβλιοθήκης και λαμβάνει τον αύξοντα αριθμό εισαγωγής. Στις μονογραφίες επικολλάται γραμμοκώδικας (Barcode). Τα βιβλία εισαγωγής μονογραφιών και περιοδικών τηρούνται σε ηλεκτρονική μορφή. Τα αναφερόμενα στοιχεία κάθε τεκμηρίου καταχωρούνται με τυποποιημένο τρόπο.
Τα τεκμήρια καταλογογραφούνται σύμφωνα με τα διεθνή πρότυπα στο αυτοματοποιημένο βιβλιοθηκονομικό σύστημα που έχει επιλεγεί από την Βιβλιοθήκη. Στο πλαίσιο του συστήματος αυτού η Διεύθυνση της Βιβλιοθήκης ορίζει τα ειδικότερα κριτήρια προκειμένου να επιτευχθεί η πληρότητα των εγγραφών, ο ορισμός των επιπέδων της βιβλιογραφικής κάλυψης, η χρήση των πεδίων του UNIMARC, το εύρος και το βάθος της θεματικής ανάλυσης, ο έλεγχος και η διόρθωση των αρχείων καθιερωμένων όρων, η απόδοση ταξιθετικού αριθμού σε αντιστοιχία με την πραγματική θέση του τεκμηρίου.
Η χρήση των ανωτέρω στοχεύει στην δημιουργία άρτιων ηλεκτρονικών καταλόγων, ώστε να εξυπηρετούνται με τον ταχύτερο και καλύτερο τρόπο οι χρήστες, να υπάρχει η δυνατότητα της εξ αποστάσεως χρήσης μέσω του Διαδικτύου, να είναι δυνατή η εξαγωγή και ανταλλαγή των δεδομένων του καταλόγου και να είναι εφικτή η συνεργασία και ο διαδανεισμός μεταξύ των Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών.
Η Διεύθυνση της Βιβλιοθήκης υποχρεούται μετά την οριστικοποίηση των συγκεκριμένων κριτηρίων να τα κοινοποιεί στο προσωπικό της. Η χρήση των κριτηρίων είναι υποχρεωτική.

3. Η ταξιθέτηση του υλικού γίνεται βάσει διεθνών ταξιθετικών συστημάτων σε συνδυασμό με τις λειτουργικές ανάγκες της Βιβλιοθήκης

4. Όσον αφορά στη συντήρηση και αποκατάσταση του υλικού η Βιβλιοθήκη υποχρεούται να:
α) Φροντίζει ώστε οι συλλογές της να φυλάσσονται σε κατάλληλες περιβαλλοντικές συνθήκες σύμφωνα με τα πρότυπα που έχουν οριστεί διεθνώς.
β) Διασφαλίζει τα σπάνια και πολύτιμα τεκμήρια που κατέχει.
γ) Ελέγχει συστηματικά την κατάσταση του υλικού.
δ) Μεριμνά για τη βιβλιοδεσία και αποκατάσταση του φθαρμένου υλικού
ε) Αποσύρει από την χρήση το φθαρμένο και κατεστραμμένο υλικό.
στ) Ενημερώνει τον κατάλογο για την προσωρινή ή μόνιμη απόσυρση του εν λόγω υλικού.
ζ) Φροντίζει για την αντικατάσταση του κατεστραμμένου υλικού, εφ’ όσον είναι εφικτό.
η) Συντάσσει μελέτες για τη συντήρηση και αποκατάσταση του φθαρμένου υλικού, σύμφωνα με τα διεθνή πρότυπα.
θ) Συντάσσει και προωθεί προτάσεις για την ψηφιοποίηση ευπαθούς έντυπου υλικού.

5. Ως απόσυρση ορίζεται η πρακτική της απομάκρυνσης από τη συλλογής της Βιβλιοθήκης πολλαπλών αντιτύπων καθώς και του υλικού εκείνου το οποίο σπάνια χρησιμοποιείται ή δεν χρησιμοποιείται καθόλου.
Ο προσδιορισμός του προς απόσυρση υλικού βασίζεται στην πολιτική ανάπτυξης συλλογής της Βιβλιοθήκης καθώς και στη μελέτη και στην αξιολόγηση των μετρήσεων και στατιστικών χρήσης του υλικού κατά θεματική ενότητα και κατά μονάδα.

Ως κριτήρια απόσυρσης χρησιμοποιούνται:
α) οι ερευνητικές ανάγκες του Ιδρύματος,
β) η καταστροφή ή υπερβολική φθορά του υλικού,
γ) ο αριθμός των αντιτύπων ενός τίτλου ο οποίος έχει ενταχθεί στη συλλογή,
δ) η αντικατάσταση παραδοσιακού υλικού με σύγχρονες μορφές πληροφόρησης,
ε) η ανύπαρκτη χρήση,
στ) η έλλειψη εγκυρότητας και ακρίβειας,
Για την απόσυρση των τεκμηρίων συντάσσεται σχετικό πρακτικό. Μετά την επιλογή των προς απόσυρση τεκμηρίων το υλικό αυτό απομακρύνεται από τα βιβλιοστάσια και τοποθετείται προσωρινά σε άλλους βοηθητικούς ή αποθηκευτικούς χώρους της Βιβλιοθήκης. Το προσωπικό οφείλει να ενημερώσει τον ηλεκτρονικό κατάλογο διαγράφοντας τις εγγραφές που αντιστοιχούν στο συγκεκριμένο υλικό. Ακολούθως το αποσυρθέν υλικό δύναται, ή να προωθηθεί ως δωρεά ή ανταλλαγή σε άλλες βιβλιοθήκες ή ιδιώτες, ή να εκποιηθεί. Το κατεστραμμένο υλικό καθώς και αυτό του οποίου δεν βρέθηκε αποδέκτης δίνεται για ανακύκλωση.

6. Ως απογραφή υλικού ορίζεται η διαδικασία σύγκρισης και ταυτοποίησης των πιο πρόσφατων καταλόγων της Βιβλιοθήκης με τα τεκμήρια που βρίσκονται στα βιβλιοστάσια. Η διαδικασία αυτή περιλαμβάνει όλα τα τεκμήρια που ανήκουν στην Βιβλιοθήκη ανεξάρτητα από την μορφή τους.
Η απογραφή του υλικού της Βιβλιοθήκης έχει ως στόχο:
- τον έλεγχο της φυσικής του κατάστασης και τον εντοπισμό απωλεσθέντων και παρατοποθετημένων τεκμηρίων
- τη διόρθωση ταξιθετικών λαθών, την κατά το δυνατόν αντικατάσταση των απωλεσθέντων, την αποκατάσταση των φθορών και την ενημέρωση των ηλεκτρονικών καταλόγων.
Η χρονική περίοδος κατά την οποία λαμβάνει χώρα η απογραφή προσδιορίζεται από τη Διεύθυνση της Βιβλιοθήκης. Κατά τη διάρκεια της απογραφής το υλικό το οποίο απογράφεται βρίσκεται εκτός χρήσης.
Όλοι οι χρήστες της Βιβλιοθήκης οφείλουν να επιστρέψουν εγκαίρως τα τεκμήρια τα οποία έχουν δανειστεί, ώστε να βρίσκονται στη θέση τους πριν την έναρξη της απογραφής.
Η απογραφή μπορεί να γίνεται τμηματικά και κάθε τμήμα της να αντιστοιχεί στο σύνολο των τεκμηρίων που ανήκουν σε κλειστή συλλογή - δωρεά ή στο σύνολο των τεκμηρίων τα οποία στεγάζει κάθε Ερευνητικό Κέντρο και Γραφείο της Ακαδημίας Αθηνών.
Η απογραφή πρέπει να γίνεται σε τακτά χρονικά διαστήματα που δεν θα ξεπερνούν τα πέντε (5) έτη.

Κεφάλαιο Γ΄
Υπηρεσίες

Άρθρο 8

Στόχος των υπηρεσιών της Βιβλιοθήκης είναι η κάλυψη των πληροφοριακών αναγκών και η υποστήριξη της έρευνας.
Αναλυτικότερα, η Βιβλιοθήκη υποχρεούται να παρέχει τις εξής υπηρεσίες:
α) Υπηρεσία αναγνωστηρίου
β) Υπηρεσία τεκμηρίωσης και πληροφόρησης
γ) Υπηρεσία Δανεισμού και Διαδανεισμού

Άρθρο 9
Χρήστες των Υπηρεσιών

 Χρήστες των υπηρεσιών της Βιβλιοθήκης είναι τα Μέλη της Ακαδημίας Αθηνών, το Ερευνητικό και Διοικητικό Προσωπικό αυτής και οι εξωτερικοί χρήστες.
 Τα Μέλη της Ακαδημίας Αθηνών καθώς και το Ερευνητικό και Διοικητικό Προσωπικό χρησιμοποιεί τις υπηρεσίες και το υλικό της Βιβλιοθήκης σύμφωνα με τους όρους οι οποίοι τίθενται στον παρόντα κανονισμό. Οι εξωτερικοί χρήστες υπόκεινται σε πρόσθετους περιορισμούς οι οποίοι προβλέπονται στον παρόντα κανονισμό.

Άρθρο 10
Αναγνωστήριο

Η επιτόπια χρήση υλικού στους χώρους της Βιβλιοθήκης παρέχεται αδιακρίτως σε όλους.
Αντικείμενο της υπηρεσίας αυτής αποτελεί η μελέτη, η φωτοαντιγραφική και η φωτογραφική αναπαραγωγή. Η αναπαραγωγή γίνεται σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία και με σεβασμό στα πνευματικά δικαιώματα. Το αντίτιμο της φωτοαντιγραφικής ανατύπωσης αφορά μόνο στους εξωτερικούς χρήστες και αποφασίζεται από τη Διεύθυνση της Βιβλιοθήκης. Η φωτοτύπηση γίνεται από τους χρήστες. Υλικό που έχει εκδοθεί πριν το έτος 1900 δεν φωτοτυπείται, αλλά αναπαράγεται μόνο φωτογραφικά, εάν το επιτρέπει η κατάστασή του. Η αναπαραγωγή υλικού μετά το έτος 1900 δύναται να απαγορευθεί εάν η κατάσταση του υλικού αυτού δεν το επιτρέπει.
Η πρόσβαση στο υλικό δεν είναι άμεση για το κοινό αλλά γίνεται μέσω μόνο του προσωπικού.
Το ωράριο λειτουργίας του αναγνωστηρίου είναι 9.00 πμ.– 14.00 μμ. τις εργάσιμες ημέρες. Η Βιβλιοθήκη μπορεί να μεταβάλει το ωράριο, εάν αυτό κριθεί απαραίτητο σε έκτακτες περιπτώσεις (όπως έλλειψη προσωπικού, περίοδοι εορτών). Τυχόν αλλαγές θα ανακοινώνονται στην ιστοσελίδα και στους πίνακες ανακοινώσεων της Βιβλιοθήκης.

Άρθρο 11
Κανόνες Συμπεριφοράς Χρηστών

Η τήρηση ησυχίας είναι απαραίτητη για την ομαλή λειτουργία της Βιβλιοθήκης και την προστασία της ιδιωτικής μελέτης. Δεν επιτρέπεται η χρήση κινητών τηλεφώνων ή αντικειμένων που προκαλούν θόρυβο, σε όλους τους χώρους της Βιβλιοθήκης.
Επιτρέπεται η χρήση φορητών Ηλεκτρονικών Υπολογιστών, καθώς και η χρήση ψηφιακών φωτογραφικών μηχανών.
Στους χώρους της Βιβλιοθήκης δεν επιτρέπεται η κατανάλωση τροφίμων και ποτών, η χρήση σπίρτων ή πάσης φύσεως πυρράς, το κάπνισμα καθώς και η χρήση μελανοδοχείων και άλλων αντικειμένων ή ουσιών που μπορεί να προκαλέσουν βλάβη στο υλικό.
Δεν επιτρέπεται η υπογράμμιση, το γράψιμο ή ο σχεδιασμός επάνω στο υλικό, στον εξοπλισμό, στα έπιπλα και στο χώρο της Βιβλιοθήκης.
Οι χρήστες δεν επανατοποθετούν στα ράφια το υλικό που χρησιμοποίησαν. Μετά τη χρήση του το υλικό εναποτίθεται σε θέση που υποδεικνύεται από το προσωπικό της Βιβλιοθήκης.
Σε περίπτωση πυρκαγιάς, σεισμού ή άλλου σοβαρού προβλήματος οι χρήστες θα πρέπει να ακολουθούν τις οδηγίες του προσωπικού της Βιβλιοθήκης.

Άρθρο 12
Τεκμηρίωση και Πληροφόρηση

Η υπηρεσία της τεκμηρίωσης και πληροφόρησης διεκπεραιώνει αιτήματα για κατηγορίες ειδικής πληροφόρησης, όπως είναι η παροχή τεκμηριωμένων πληροφοριών, η βιβλιογραφία ή αρθρογραφία ή ο εντοπισμός πηγών πληροφόρησης για συγκεκριμένο θέμα. Χρήση της υπηρεσίας αυτής μπορούν να κάνουν μόνο τα Μέλη της Ακαδημίας Αθηνών καθώς και το Ερευνητικό και Διοικητικό Προσωπικό αυτής.
Η Βιβλιοθήκη υποχρεούται να απαντήσει μέσα σε διάστημα πέντε (5) εργάσιμων ημερών, ανάλογα με την πολυπλοκότητα και το βαθμό επείγοντος του αιτήματος.
Τα αιτήματα πρέπει να σχετίζονται αποκλειστικά με τις εργασίες και τα ερευνητικά ενδιαφέροντα των μελών.

Άρθρο 13
Δανεισμός και Διαδανεισμός

1. Ο δανεισμός ως υπηρεσία της Βιβλιοθήκης αφορά μόνο στα Μέλη της Ακαδημίας Αθηνών και στο Ερευνητικό και Διοικητικό προσωπικό αυτής. Κατ΄ εξαίρεση επιτρέπεται ο δανεισμός σε βιβλιοθήκες-μέλη του Συλλογικού Καταλόγου.
Αντικείμενο της υπηρεσίας αυτής είναι η εκτός του χώρου της Βιβλιοθήκης χρήση και διακίνηση του υλικού η οποία υπόκειται σε κανόνες και περιορισμούς.
Υποχρέωση της Βιβλιοθήκης είναι να δανείζει το υλικό της στους ανωτέρω χρήστες και να μεριμνά για την εύρυθμη τήρηση της διαδικασίας.
Αποκλείονται από τη διαδικασία του δανεισμού πληροφοριακά βιβλία (λεξικά, εγκυκλοπαίδειες, βιβλιογραφίες, abstract κ.α.), περιοδικές εκδόσεις, τεκμήρια που έχουν εκδοθεί πριν το έτος 1900 και εξαιρετικά φθαρμένο υλικό.

2. Ως μέγιστη περίοδος δανεισμού ορίζονται οι τριάντα (30) ημερολογιακές ημέρες.
Η ανανέωση του δανεισμού γίνεται έπειτα από έγγραφο αίτημα του δανειζόμενου και δεν μπορεί να υπερβαίνει τις δεκαπέντε (15) ημερολογιακές ημέρες κάθε φορά. Ο μέγιστος αριθμός ανανεώσεων είναι δύο (2). Συνολικά ένα τεκμήριο δεν μπορεί να αποτελεί αντικείμενο δανεισμού προς τον ίδιο χρήστη πέραν των δύο (2) μηνών.
Ένα τεκμήριο το οποίο τελεί σε περίοδο ανανεωμένου δανεισμού, εφόσον ζητηθεί για δανεισμό από άλλο χρήστη επιστρέφεται εντός τριών (3) εργάσιμων ημερών στη Βιβλιοθήκη.
Ο ανώτερος αριθμός τεκμηρίων τον οποίο ένας χρήστης μπορεί να έχει σε ενεργό δανεισμό είναι δέκα (10). Αν ένας χρήστης βαρύνεται με καθυστέρηση επιστροφής δανεισμένου υλικού δεν μπορεί να δανειστεί νέο, ακόμη και στην περίπτωση που οι ενεργοί δανεισμοί υπολείπονται το ανώτατο όριο.
Η υπηρεσία παρέχεται ισότιμα στα μέλη της Ακαδημίας Αθηνών καθώς και στο ερευνητικό και διοικητικό προσωπικό της. Μόνη προτεραιότητα είναι ο χρόνος υποβολής του αιτήματος δανεισμού.
Οι χρήστες υποχρεούνται να επιστρέφουν έγκαιρα το δανεισμένο υλικό και έγκαιρα να υποβάλλουν αίτημα ανανέωσης, εφόσον το επιθυμούν.

3. Η καθυστερημένη επιστροφή δανεισμένου υλικού επιβαρύνει το χρήστη με αντίτιμο 0.30 € για κάθε εργάσιμη ημέρα καθυστέρησης.
Υλικό που επιστρέφεται έχοντας υποστεί σημαντική φθορά ή καταστροφή επιφέρει τις εξής συνέπειες ανάλογα με το βαθμό φθοράς ή καταστροφής:
Αντικατάσταση του τεκμηρίου με αντίστοιχο της ίδιας έκδοσης με ίδια έξοδα. Αν αυτό δεν είναι δυνατόν ο χρήστης υποχρεούται να καταβάλει το αντίτιμο αξίας του τεκμηρίου (εφόσον αυτή μπορεί να αναζητηθεί)
Υλικό το οποίο έχει απωλεσθεί, ενώ τελεί σε περίοδο δανεισμού, επιφέρει τις εξής συνέπειες:
α) Αντικατάσταση του τεκμηρίου με αντίστοιχο της ίδιας έκδοσης με ίδια έξοδα. Αν αυτό δεν είναι δυνατόν ο χρήστης υποχρεούται να καταβάλει το αντίτιμο αξίας του τεκμηρίου (εφόσον αυτή μπορεί να αναζητηθεί)
β) Απώλεια δικαιώματος δανεισμού για έξη (6) μήνες

4. Η Βιβλιοθήκη τηρεί αρχείο των αιτημάτων δανεισμού τα οποία έχει δεχτεί και έχει εκτελέσει. Στο αρχείο περιλαμβάνονται τα αιτήματα, οι ημερομηνίες και οι αιτούντες. Τα στοιχεία υπόκεινται σε στατιστική επεξεργασία.

Άρθρο 14
Διαδανεισμός βιβλίων και περιοδικών

1. Ο διαδανεισμός είναι υπηρεσία που προσφέρεται στα πλαίσια της συνεργασίας μεταξύ βιβλιοθηκών και υπηρεσιών πληροφόρησης. Επιτρέπει σε μία βιβλιοθήκη να κάνει χρήση του υλικού κάποιας άλλης μέσω μίας διαδικασίας που εξασφαλίζει την εύρυθμη και λειτουργική ροή των δανειζόμενων τεκμηρίων.
Οι υπηρεσίες του διαδανεισμού στηρίζονται στην αμοιβαία συμφωνία των συμμέτοχων τόσο για αποδοχή, όσο και για διάθεση του υλικού.
Η Βιβλιοθήκη τηρεί αρχείο των αιτημάτων διαδανεισμού τα οποία έχει δεχτεί και εκτελέσει. Στο αρχείο περιλαμβάνονται τα αιτήματα, οι ημερομηνίες και οι αιτούμενοι. Τα στοιχεία υπόκεινται σε στατιστική επεξεργασία. Κατά τα λοιπά εφαρμόζονται τα οριζόμενα στο άρθρο 16 του παρόντος κανονισμού.

2. Δικαίωμα χρήσης της υπηρεσίας διαδανεισμού έχουν μόνο τα Μέλη της Ακαδημίας Αθηνών και το Ερευνητικό και Διοικητικό προσωπικό αυτής.

3. Η Βιβλιοθήκη υποχρεούται να υποστηρίζει την υπηρεσία με το ειδικευμένο προσωπικό της και να εξυπηρετεί έγκαιρα τα αιτήματά τους.
Η Βιβλιοθήκη οφείλει να ενημερώνει σε τακτική βάση το Συλλογικό Κατάλογο (ΣΚ) με τα νέα αποκτήματα, σύμφωνα με την προβλεπόμενη διαδικασία.
Η Βιβλιοθήκη υποχρεούται για την τήρηση των προβλεπόμενων κανόνων και συμφωνιών οι οποίοι διέπουν τη λειτουργία του Δικτύου Διαδανεισμού Ελληνικών Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών (ΔΔΕΑΒ)και του Συλλογικού Καταλόγου (ΣΚ).
Η Βιβλιοθήκη υποχρεούται απέναντι στα άλλα μέλη του ΔΔΕΑΒ και του ΣΚ για την έγκαιρη εξυπηρέτηση των αιτημάτων τους.
Όσον αφορά ειδικότερα στο διαδανεισμό περιοδικών η διπλή ιδιότητα του παροχέα αλλά και του αποδέκτη επιτρέπει στη Βιβλιοθήκη να μειώνει το κόστος της υπηρεσίας αυτής.

4. Ο ενδιαφερόμενος υποβάλλει ηλεκτρονικά το αίτημά του στη Βιβλιοθήκη, κατά το δυνατόν με τα πληρέστερα στοιχεία. Πριν την υποβολή του αιτήματος ελέγχεται ο ηλεκτρονικός κατάλογος της Βιβλιοθήκης για να διαπιστωθεί ότι το βιβλίο ή το περιοδικό δεν είναι στην κατοχή της.
Τα αιτήματα διαδανεισμού βιβλίων αφορούν μόνο σε βιβλιοθήκες εκτός Αθηνών. Ο ανώτερος αριθμός αιτημάτων που η Βιβλιοθήκη θα διακινεί προς τα υπόλοιπα μέλη του Δικτύου είναι δέκα (10) το μήνα, όπως αυτά θα κατατίθενται με χρονική σειρά υποβολής.
Όσον αφορά το διαδανεισμό άρθρων περιοδικών το σχετικό αίτημα πρέπει να περιλαμβάνει τα ακόλουθα: ονοματεπώνυμο συγγραφέα/συγγραφέων, τίτλος άρθρου, τίτλος περιοδικού, έτος έκδοσης, τόμος και τεύχος και σελίδες.

5. Η Βιβλιοθήκη με την παραλαβή του αιτήματος διαδανεισμού αναζητά τη διαθεσιμότητα του τίτλου στις υπόλοιπες βιβλιοθήκες και εκτελεί την προβλεπόμενη διαδικασία.
Όσον αφορά ειδικότερα την παραλαβή βιβλίου ο ενδιαφερόμενος έχει χρόνο έως δέκα (10) εργάσιμες ημέρες για να το χρησιμοποιήσει. Μετά τη λήξη της περιόδου αυτής υποχρεούται να το επιστρέψει στη Βιβλιοθήκη, προκειμένου να ξεκινήσει η διαδικασία επιστροφής στον παροχέα.
Δικαίωμα ανανέωσης του δανεισμού υφίσταται μόνο εφόσον ο παροχέας του αποδεχτεί ανάλογο αίτημα.
Το βιβλίο πρέπει να επιστραφεί στην κατάσταση που παραλήφθηκε. Οποιαδήποτε φθορά ή απώλεια επιβαρύνει το χρήστη και ακολουθούνται οι διαδικασίες αντικατάστασης που θα απαιτήσει ο παροχέας.

6. Ως συμμέτοχος στο ΔΔΕΑΒ και στο ΣΚ η Βιβλιοθήκη είναι αποδέκτης αιτημάτων από άλλες βιβλιοθήκες, τα οποία πρέπει να αποδέχεται και έγκαιρα να εκτελεί. Με ειδική απόφαση της Διεύθυνσης της Βιβλιοθήκης ορίζονται τα κριτήρια διαθεσιμότητας του υλικού της.

Άρθρο Ακροτελεύτιο
Αναθεώρηση Κανονισμού Βιβλιοθήκης

Η αναθεώρηση του παρόντος Κανονισμού γίνεται με απόφαση της Συγκλήτου της Ακαδημίας Αθηνών μετά από σχετική εισήγηση της Εφορευτικής Επιτροπής της Βιβλιοθήκης.